政策库

据了解，电子游戏试玩的业务需要一些娱乐性质的支出. 但是在所有情况下, 必须有一个清晰的, 记录, 活动/支出的商业目的，表明活动对大学的利益. 这项政策既不包罗万象，也不涉及可能出现的每一种情况. 有关本政策和/或政策澄清中未涉及的具体情况的问题应向财务总监办公室提出. 3525.

641.1.1开支考虑. 然而，在使用任何大学资金时，都应该做出负责任的判断, 应特别注意招待费. 负责决定招待费支出的个人应该经常质疑拟议的费用是否合理使用了大学的资金. 每项决定都经过深思熟虑，以确保大学的资源得到适当的利用. 学校和/或部门预算中用于商务用餐和社交活动的总金额和相对百分比应事先与适当的预算主管部门讨论.

641.1.合同或赠款资金支出. 除了, 与所有合同或拨款基金支出一样, 首席研究员有责任保证所有支出都符合所有适用的合同或拨款限制. 在考虑诸如本政策所述的费用时, PI应该记住，更严格的政策/合同条款或预算(ISU vs合同/拨款)将占上风. 因此，如果合同条款比ISU政策更自由, 更严格的政策(ISU)将被强制执行.

从国税局的角度来看, 吃饭和娱乐的费用可以算作商务费用, 必须是普通和必要的，不得铺张和/或奢侈，并且必须与大学的使命直接相关或相关. 除了, 为了符合美国国税局的商业费用规定，ISU员工必须出席用餐/活动. 因为国税局对此类支出有严格的证明/文件要求, 大学必须能够提供有关此类费用的以下文件:

a. 要求偿还/付款的总金额;

b. 举行活动的日期、时间和地点;

c. 该开支用于业务目的;

d. 业务关系到大学的每个人的出席;

e. 在合理的期限内提交报销费用.

为了报销一顿商务餐, 根据美国国税局的规定，需要一份带有与会者名单和他们与大学的业务关系的商业目的. 最多10人的用餐将需要一份详细的与会者名单. 如果是10人以上的团队，一份团队描述就足够了. 员工要求报销的所有支出必须以书面形式证明其业务目的. 请提供以下信息 的 酒店要求 Form 和报销支票一起提交.

641.5.1特异性. 商业目的必须明确. “与捐赠者共进晚餐，讨论校友活动的想法”是一个适当记录的商业目的. “与捐赠者共进晚餐”则不是. 一笔支出的商业目的对员工来说可能是显而易见的，但对第三方审阅者来说却并非如此.

员工应获得他们计划报销的所有费用的支付证明. 付款证明可以采取多种形式，但必须证明付款已经支付，并必须确定雇员支付付款的方式. 这些信息通常包含在原始收据上. 这方面的例子可能包括:

a. “现金偿付”;

b. “支付”;

c. 到期余额为零;

d. 借记卡/信用卡付款(卡类型、卡后四位数字及/或签名).

641.7.1特异性. 未提交详细收据和所需的额外信息的付款和报销将不予报销. 请删除任何私人或无关的信息.

可允许的招待费分为两大类. 其中包括“商务会议期间提供的餐点或茶点”。, 及“大学活动及招待会”. 允许的招待费用由部门和/或副总裁预算负责，并可记入一般基金账户, 及辅助服务帐目. 如果费用在预算中得到特别批准，并且符合赞助商和大学的政策，则可以使用赞助计划帐户. 向上述资金来源收取招待费用时, 禁止消费含酒精饮料. 以下是每个类别的说明以及允许的招待费示例.

641.9.商务会议期间提供的餐点或茶点. 对于以商务洽谈为主要目的的就餐费用，学校可以支付或报销. 费用只能支付给那些必须出席业务讨论的个人. 这些可能发生在当地或在出城旅行期间.

641.9.1.1业务目的要求. 学校将不支付或报销缺乏文件或明确的商业目的的膳食费用. 仅由大学员工参加的主要是社交性质的会议不符合支付或报销商务餐的资格. 然而, 作为大学活动的一部分，允许偶尔提供膳食(见下文关于大学活动的政策)。.

641.9.1.2偶尔进餐. 在日常或类似的持续基础上为大学员工聚会提供食物不被认为是对国家资金的适当使用. 然而，大学员工的会议可能会偶尔提供食物. 例如, 在“工作”早餐中提供食物可能是合适的, 午餐或晚餐, 特别是当员工放弃个人时间来开展大学业务时. 正式的商务讨论必须是聚会的主要目的. 就本政策而言，“偶尔”的定义是在一个财政年度内不超过六次.

641.9.1.国际滑联基金会资金的使用. 如果学院或副校长区希望更频繁地为大学员工聚会提供食物, 它可以使用国际滑联基金会的资金. 但是，在这样做之前，应该与基金会联系他们的政策. 正式的商务讨论必须是聚会的主要目的.

641.9.1.4个例子. 以下是商务会议的例子，其中餐食和茶点费用是允许的.

a. 与个别教师或工作人员招聘有关的膳食. 在招待未来的员工时, 只有未来员工和参与决策过程的主要个人的餐费将被视为允许的餐费. 当未来员工的配偶/伴侣出席用餐时, 负责招聘的主要人员的配偶/伴侣或客人的伙食费用，大学也将予以报销.

b. 在大学主办的咨询小组会议期间提供的膳食或茶点, 外部评审员, 或由大学雇员及非雇员组成的其他委员会.

c. 为受邀为大学社区的智力生活做出贡献的学术访问者提供膳食. 正常情况下, 这些来访者将进行一次研讨会, 讨论会讨论, 或其他讲座或表演，为大学教师和/或学生的利益.

d. 餐饮相关营销大学设施和服务，以确保潜在的会议业务. 招待考虑与大学安排会议的外部组织的客人, 只有客人和参与会议选择过程的主要人员的餐费将得到报销.

e. 当校园人力资源或电子游戏试玩发展活动提供培训时，为培训课程提供茶点, 或者由外部培训顾问协助.

f. 工作早餐, 午餐或晚餐会议, 当一群员工放弃个人时间来开展大学业务时. 正式的商务讨论必须是聚会的目的. 这并不允许只举行午餐会议. 要符合资格，会议必须至少持续半天.

大学活动及招待会

641.9.1.5 .大学主办的活动. 大学基金可用于提供研讨会的伙食, 撤退, 车间, 迎新活动或其他大学主办的活动. 发票, 付款请求, 这些支出的采购卡收据必须包括聚会的商业目的的简要说明和与会者的名单. 根据这项政策, 大学可在董事会会议上提供食物及/或茶点, 与外部持份者(校友)会面, 州政府, 社区团体, 等.), 志愿者活动, 以及以学生为主体的活动. 打印和邮寄大学官方商务活动邀请函的费用可以使用大学资金支付.

641.9.1.5.1的例子. 以下是更多允许接收的例子:

a. 接待退休或离职的员工, 在本校工作满20年或以上.

b. 教师招待会, 工作人员, 和学生/家庭，当出席的主要人数是学生.

c. 向教员颁发或表彰奖项的招待会, 工作人员, 学生, 表彰杰出成就的校友.

d. 招待来宾、客人或要人的招待会.

e. 在大学设施举行的新展览开幕招待会.